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Collège frontière et la Fondation de Collège Frontière (collectivement désignés sous le nom de « Frontière » ou de « l'organisation ») s'engagent envers la protection des renseignements personnels. En conséquence, Frontière adhère aux principes de protection de la vie privée décrits ci-dessous, ainsi qu'aux observations qui les accompagnent (les « principes de confidentialité »).
« Renseignements personnels », dans le cadre de la présente politique, signifie les renseignements au sujet d'une personne identifiable, mais qui ne comprennent pas le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d'un employé de l'organisme.
Principe 1 - Responsabilité
Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous gérons.
La responsabilité de notre conformité aux principes de confidentialité incombe à l'agent de la protection de la vie privée, même si d'autres personnes au sein de notre organisation peuvent être responsables du recueil et du traitement quotidiens des renseignements personnels.
Nous sommes responsables des renseignements personnels en notre possession ou en notre garde. Si nous divulguons ou transférons des renseignements personnels à un tiers en vue de leur traitement, nous ferons usage de mesures de protection contractuelles, entre autres, afin de fournir un niveau de protection comparable.
Principe 2 - Identification des objectifs
Nous identifions les objectifs en vue desquels nous recueillons des renseignements personnels.
Les objectifs se limiteront à ceux qui se rapportent aux activités de l'organisation et qu'une personne raisonnable considérerait comme étant appropriés dans le contexte.
Il se peut que nous recueillions, utilisions et divulguions des renseignements personnels au sujet de nos apprenants, de nos bénévoles, de nos donateurs et de nos employés pour les raisons suivantes :
1. pour fournir des services en conformité avec les fonctions et le mandat de l'organisation;
2. pour lever des fonds en faveur de l'organisation;
3. pour offrir une rémunération et des avantages sociaux aux employés;
4. pour la gestion et le développement permanent de nos activités et de notre exploitation, y compris des questions de personnel et d'emploi;
5. pour respecter des prescriptions juridiques et des exigences réglementaires.
Si nous avons l'intention d'utiliser les renseignements personnels recueillis en vue d'un objectif auparavant non défini, nous déterminerons et décrirons cet objectif avant une telle utilisation.
Nous ferons des efforts raisonnables pour identifier l'objectif du recueil de renseignements personnels à la personne qui les donne, au moment du recueil ou avant ce dernier, oralement, par écrit, ou dans le contexte.
Lorsque vous consultez notre site Web, aucun renseignement personnel qui pourrait vous identifier n'est recueilli, à moins que vous ne choisissiez de les fournir de votre plein gré. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ou du contenu des sites Web vers lesquels le nôtre peut avoir des liens.
Principe 3 - Consentement
Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou divulgués qu'à la connaissance et qu'avec le consentement de la personne, sauf lorsque cela est inapproprié.
Nous chercherons à obtenir le consentement à l'utilisation ou à la divulgation des renseignements au moment où ils sont recueillis. Dans certaines circonstances, le consentement peut être obtenu après le recueil des renseignements, mais avant leur utilisation (comme lorsque nous désirons utiliser des renseignements déjà recueillis en vue d'un objectif auparavant non défini).
La manière dont nous cherchons à obtenir le consentement, y compris si le consentement est explicite ou implicite, peut varier selon le caractère sensible des renseignements et les attentes raisonnables de la personne. Toute personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, et d'un préavis raisonnable. Nous informerons les personnes de toute implication du retrait de leur consentement.
Nous n'exigerons pas d'une personne, pour qu'elle puisse bénéficier de nos services, qu'elle donne son consentement au recueil, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire à l'atteinte d'objectifs légitimes.
Dans certaines circonstances, dans la mesure permise ou exigée par la loi, il est possible que nous recueillions, utilisions ou divulguions des renseignements personnels sans que la personne en ait connaissance ou sans son consentement. Ces circonstances comprennent : les renseignements personnels qui sont soumis au privilège du secret professionnel de l'avocat ou qui sont à disposition du grand public aux termes de la réglementation, les cas où le recueil ou l'utilisation sont clairement dans l'intérêt de la personne et que le consentement ne peut être obtenu de cette personne en temps opportun, les cas d'enquête sur une violation d'un contrat ou d'une loi, pour réagir à une urgence qui met la vie, la santé ou la sécurité d'une personne en danger, pour le recouvrement de créances, ou pour se conformer à une citation à témoin, à un mandat ou à une injonction d'un tribunal.
Principe 4 - Limitation du recueil de renseignements personnels
Nous limiterons la quantité et le genre de renseignements personnels recueillis au strict nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés. Nous recueillerons les renseignements personnels par des moyens raisonnables et légaux.
Notre recueil de renseignements personnels se limitera à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs que nous avons identifiés. Nous recueillons les renseignements personnels par des moyens raisonnables et légaux.
Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués en vue d'autres objectifs que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou selon les exigences de la loi. Les renseignements personnels ne seront conservés que pendant la période nécessaire à l'atteinte de ces objectifs.
Nous n'utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels en vue d'autres objectifs que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou selon les exigences de la loi. Nous ne conserverons les renseignements personnels que pendant la période nécessaire à l'atteinte de ces objectifs.
Seuls nos employés devant avoir connaissance des renseignements dans le cadre des affaires, ou dont les tâches l'exigent raisonnablement, sont autorisées à accéder aux renseignements personnels d'une personne.
Lorsque les renseignements personnels ne seront plus nécessaires à l'atteinte des objectifs en vue desquels ils ont été recueillis, ils seront détruits, effacés ou rendus anonymes, à condition qu'il n'existe aucune prescription juridique pour leur conservation permanente.
Principe 6 - Exactitude
Nous nous efforcerons de nous assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour, tel que cela est nécessaire à l'atteinte des objectifs en vue desquels ils seront utilisés.
Nous nous efforcerons de nous assurer que les renseignements personnels qui seront utilisés de manière permanente, ainsi que les renseignements qui sont utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne, sont exacts, complets et à jour.
Principe 7 - Mesures de protection
Nous protégerons les renseignements personnels grâce à des mesures de protection appropriées à leur caractère sensible.
Nous utiliserons des mesures de protection afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, sans égard pour le format dans lequel les renseignements sont conservés. Nous rendrons nos employés attentifs à l'importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels, et nous agirons avec soin lors de l'élimination ou de la destruction de renseignements personnels pour empêcher tout tiers non autorisé d'avoir accès aux renseignements.
Nos méthodes de protection comprendront des mesures physiques (par exemple des classeurs à tiroirs verrouillés et un accès restreint aux bureaux), des mesures organisationnelles (par exemple avec des autorisations de sécurité et un accès limité selon le « besoin de connaître »), et des mesures technologiques (par exemple l'utilisation de mots de passe et de cryptage).
Principe 8 - Transparence
Nous rendrons l'accès facile aux informations relatives à nos politiques et à nos procédures pour ce qui a trait aux renseignements personnels.
Les renseignements que nous mettrons à disposition comprennent la façon d'accéder aux renseignements personnels, le genre de renseignements personnels que nous détenons, y compris un rapport général de leur utilisation, des renseignements généraux en ce qui concerne nos politiques de respect des renseignements personnels, et la manière de prendre contact avec la personne désignée responsable de notre conformité aux principes de protection de la vie privée.
Principe 9 - Accès d'une personne à ses renseignements
Sur demande écrite, nous informerons toute personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, et nous lui accorderons l'accès à ces renseignements. Toute personne peut contester l'exactitude et l'exhaustivité de ses renseignements personnels, et peut les modifier comme il convient.
Nous répondrons à la demande écrite de toute personne dans un délai et à des frais raisonnables, ou sans frais. Nous aiderons toute personne qui requiert notre assistance pour rédiger une demande. Il se peut que nous demandions à une personne de nous donner des renseignements suffisants pour nous permettre de fournir un rapport de l'existence, de l'utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels.
Si une personne démontre avec succès l'inexactitude ou l'insuffisance des renseignements personnels, nous les modifierons comme il convient. Dans le cas où une contestation n'est pas résolue à la satisfaction d'une personne, nous enregistrerons la teneur de la contestation non résolue. Le cas échéant, les renseignements modifiés ou l'existence d'une contestation non résolue, suivant le cas, seront transmis à des tiers ayant accès aux renseignements en question.
Il est possible que nous refusions une demande ou que nous ne puissions pas accorder l'accès à l'intégralité des renseignements personnels que nous détenons au sujet d'une personne, dans la mesure permise ou exigée par la loi. Les raisons du refus d'accès seront données à la personne sur demande, lorsque cela est permis. Les exceptions peuvent comprendre : les renseignements qui contiennent des références à d'autres personnes ou des renseignements confidentiels de l'organisation, dans les cas où de tels renseignements ne peuvent pas être éliminés du document; les renseignements recueillis au cours d'une enquête sur une violation d'un contrat ou pendant un procédure de règlement formel de différends; et les renseignements qui sont soumis au privilège du secret professionnel de l'avocat.
Principe 10 - Contestation de conformité
Toute personne peut soumettre une contestation visant notre conformité avec un principe de confidentialité, quel qu'il soit, à la personne désignée responsable de notre conformité aux principes de confidentialité.
Nous enquêterons sur toutes les plaintes écrites. Si la plainte s'avère justifiée, nous prendrons toutes les mesures appropriées, y compris, s'il y a lieu, la modification de nos politiques et de nos pratiques. Un client ou un employé sera informé des résultats de l'enquête au sujet de sa plainte.
Nous encourageons tout un chacun à utiliser notre procédé de renseignement et de résolution interne pour régler une plainte. Cependant, toute personne peut également demander les conseils du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au 1-800-282-1376 ou à l'adresse électronique info@privcom.gc.ca et, le cas échéant, déposer une plainte écrite auprès de ce bureau.
Notre but est de protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations au sujet de notre politique de confidentialité ou de nos procédures en ce qui concerne vos renseignements personnels, veuillez prendre contact avec Cathy Mann, agente de la protection de la vie privée :
35, avenue Jackes
Toronto (ON)
M4T 1E2
416-923-3591 poste 311
cmann@frontiercollege.ca
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